Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası

AMAÇ

Kişisel verileri saklama ve imha politikası Dr. NİHAT ERGİCAN tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

KAPSAM

Çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlere, danışanlara/hastalara, ürün ve hizmet alanlara, potansiyel danışanlara/hastalara, ziyaretçilere, tedarikçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır.

Veri sorumlusunun sahip olduğu ya da tarafınca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

TANIMLAR

Alıcı grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan : Muayenehane personeli

Elektronik ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik olmayan ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Hizmet sağlayıcı : Muayenehane ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı :Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel veri işleme envanteri :Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel verilerin işlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel nitelikli kişisel veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Müessese : Dr. NİHAT ERGİCAN MUAYENEHANESİ

Veri işleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

Veri sorumluları sicil bilgi sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

SORUMLULUK VE GÖREVLER

Muayenehanenin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Muayenehane merkezinde bulunan arşivlerde basılı kağıt ile dosya ortamında, elektronik olmayan ortamda; muayenehaneye ait olan ve 3. Kişilerin erişimine kapalı muayenehane bilgisayarları ve serverlarda dijital/elektronik ortamda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir. Muayenehane elektronik ortamda sakladığı verileri otomatik yöntemler ile işlemekte, elektronik ortamda saklanmayan verileri ise hem otomatik yöntemler hem de manuel yöntemler ile işlemektedir.

SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Muayenehanede, sağlık hizmetlerinin yürütülebilmesi için kanuni çerçevede işlenen kişisel veriler, kategorilerine göre değişmek ile birlikte ilgili mevzuatta öngörülen sürelere riayet edilerek kişisel veri envanterimizde belirtilen süreler kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:

Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla muayenehanenin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
Kişisel verilerin muayenehanenin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

Muayenehane aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:

İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
Kurumsal iletişimi sağlamak
Muayenehane güvenliğini sağlamak
İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak
Muayenehane ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak
Yasal raporlamalar yapmak
Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek
İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek
Muayenehane hukuk işlerinin icrası/takibini yapmak

İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen veri sorumlusu tarafından silinir ya da yok edilir:

Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

TEKNİK TEDBİRLER

Muayenehane tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:

Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar
Verilerin muayenehane dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar
Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar
Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır
Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur

İDARİ TEDBİRLER

Muayenehane tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:

Saklanan kişisel verilere muayenehane içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 2’te belirtilen yöntemlerle silinir.

KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Muayenehane tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 4’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Muayenehane her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuoyuna ilan edilir. Basılı kâğıt nüshası muayenehane bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.

YÜRÜRLÜK

Politika, muayenehanenin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile muayenehane tarafından saklanır.

EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

UNVANI	BİRİMİ	GÖREVİ
Veri Sorumlusu	Hekim	Çalışanların politikaya uygun davranmasından sorumludur.
	….	Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.
Asistan	Bilgi İşlem	Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
	Diğer Tüm Birimler	Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

EK TABLO: 2 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

Veri Kayıt Ortamı	Silinme Yöntemi
Sunucular	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik ortam	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel ortam	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir medya	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

Veri Kayıt Ortamı	Yok Edilme Yöntemi
Fiziksel ortam	Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik ya da manyetik medya	Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir

EK TABLO: 4Bazı Saklama ve İmha Süresi Tablosu

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
İş sağlığı ve güvenliği uygulamalar	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Bordrolama	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Personel mahkeme/adliye taleplerinin cevaplandırılması	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Eğitim kayıtlarının dosyalanması	Eğitimin düzenlenmesinin ardından 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Reçete Defterleri	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Tedavi Defterleri	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 20 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Enjeksiyon Defterleri	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 2 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Laboratuvar Kayıt Defterleri	Hizmet ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün
Ameliyat Defteri	Saklama Süresi Sınırsız	Saklama Süresi Sınırsız
Kamera kayıtları	Kaydedilmesinden itibaren 1 ay	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün